Resume Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

(Komunikasi dalam Manajemen Organisasi)

 

RESUME

Oleh:

RIRIS AGUSTYA

NIM: 108046200018

PROGAM STUDI MUAMALAH

FAKULTAS SYARIAH DAN HUKUM

UNIVERSITAS ISLAM NEGRI

SYARIF HIDAYATULLAH

JAKARTA

2009 M

KOMUNIKASI BISNIS

BAB I

PRINSIP-PRINSIP KOMUNIKASI BISNIS

1. Komunikasi adalah Paket Isyarat

Perilaku komunikasi melibatkan pesan verbal, isyarat tubuh, atau kombinasi dari keduanya, biasanya terjadi dalam “paket” (Pittenger, hocket & Danehy, 1960). Biasanya, perilaku verbal dan nonverbal saling memperkuat dan mendukung. Semua bagian dari sistem pesan biasanya bekerja sama-sama saling untuk mengkomunikasikan makna tertentu.

Pesan yang Kontradiktif

Byangkanlah seseorang yang mengatakan “Saya begitu senang dengan  anda,” tetapi berusaha menghindari kontak mata langsung dan melihat kesana kemari untuk mengetahui siapa lagi yang hadir. Orang ini mengirimkan pesan yang kontrakdiktif.

Ernst Beier (1974), misalnya, berpendapat bahwa pesan-pesan ini, yang dikatakan sebagai “diskordansi” (discordance) merupakan akibat dari keinginan untuk mengkomunikasikan dua emosi atau perasaan yang berbeda.

2. Komunikasi adalah Proses Penyesuaian

Komunikasi hanya dapat  terjadi bila para komunikatornya menggunakan sistem isyarat yang sama (Pittenger dkk. 1960). Ini jelas kelihatan pada orang yang menggunakan bahasa berbeda. Anda tidak akan bisa berkomunikasi dengan orang lain jika sistem bahasa anda berbeda. Tetapi prinsip ini menjadi sangat relevan bila kita menyadari bahwa tidak ada dua orang yang menggunakan sistem isyarat yang persis sama.

Sebagian dari seni komunikasi adalah mengidentifikasikan isyarat orang lain, mengenali bagaimana isyarat-isyarat tersebut digunakan, dan memahami artinya.

3. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi dan Hubungan

Komunikasi, setidak-tidaknya sampai batas tertentu, berkaitan dengan dunia nyata atau sesuatu yang berada dari luar (bersifat ekstern bagi) pembicara dan pendengar. Tetapi, sekaligus komunikasi juga menyangkut hubungan di antara kedua pihak (Watzlawick, Beavin, & Jakson). Sebagai contoh, seorang atasan mungkin berkata pada bawahanya, “datanglah ke ruang saya setelah rapat ini”. Pesan sederhana ini mempunyai aspek isi (kandungan atau content) dan aspek hubungan (relational).

Ketidakmampuan Membedakan Dimensi isi dan Hubungan

Banyak masalah di antara manusia disebabkan oleh ketidakmampuan mereka mengenali perbedaan antara dimensi isi dan hubungan dalam komunikasi. Ambilllah contoh sepasang kekasih yang sedang bertengkar. Patty telah merencanakan akan belajar dengan seorang kawannya selama akhir pekan tanpa persetujuan Kris. Barangkali Patty dan Kris sebetulnya sepakat bahwa belajar di akhir pekan itu merupakan pilihan yang tepat. Jadi pertengkaran mereka bukanlah pada tingkat isi. Pertengkaran mereka menyangkut tingkatan hubungan. Kris ingin dirinya diberitahu mengenai rencana akhir pekan Patty. Dengan tidak melakukan ini, Patty melupakan aspek hubungan tersebut.

4. Komunikasi Melibatkan Transakasi Simetris dan Komplementer

Hubungan dapat berbentuk simetrris atau komplementer (Watzlawick, dkk. 1967). Dalam hubungan simetris dua orang saling bercemin pada perilaku lainnya. Perilaku satu orang tercermin pada perilaku yang lainya. Jika salah seorang mengangguk, yang lain mengangguk, jika yang satu menampakan rasa cemburu, yang lain memperlihatkan rasa cemburu, jika yang satu pasif yang lain pasif. Hubungan ini bersifat setara (sebanding), dengan penekanan pada menimbulkan perbedaan di antara kedua orang yang bersangkutan cara lain melihat hubungan simetrris adalah dalam bentuk persaingan dan perebutan pengaruh di antara dua orang. Masing-masing orang dalam hubungan simetris perlu menegaskan kesebandingan atau keunggulan dibanding yang lain (Lederer dan Jackson, 1968). Hubungan simetris bersifat kompetitif, masing-masing pihak berusaha mempertahankan kesetaraan atau keunggulan dari yang lain.

Dalam hubungan komplementer kedua pihak mempunyai perilaku yang berbeda. Perilaku salah seorang berfungsi sebagai stimulus perilaku komplementer dari yang lain.

5. Rangakaian Komunikasi Dipunktuasi

Peristiwa komunikasi merupakan transakasi yang kontinyu. Tidak ada awal dan akhir yang jelas. Sebagai pemeran serta atau sebagai pengamat tindak komunikasi, kita membagi proses kontinyu dan berputar ini ke dalam sebab dan akibat, atau ke dalam stimulus dan tanggapan. Artinya, kita mensegmentasikan arus kontinyu komunikasi ini ke dalam potongan-potongan yang lebih kecil. Kita menamai beberapa di antaranya sebagai sebab atau stimulus  dan lainya sebagai efek dan tanggapan.

6. Komunikasi adalah Proses Transaksional

Komunikasi adalah transaksi. Dengan transaksi dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, bahwa komponen-komponen saling terkait, dan bahwa para komunikatornya bereaksi sebagai suatu kesatuan atau keseluruhan (Barnlund, 1970; Watzlawick 1977, 1978; Watzlawick dkk, 1967; Wilmot, 1987).

      Komunikasi adalah Proses

      Komunikasi merupakan suatu proses, suatu kegiatan. Walaupun kita mungkin membicarakan komunikasi seakan-akan ini  merupakan sutu yang statis, yang diam, komunikasi tidak pernah seperti itu. Segala hal komunikasi selalu berubah- kita,  orang yang kita ajak berkomunikasi dan lingkungan kita.

      Komponen-komponen Komunikasi Saling Terkait

      Dalam setiap proses transaksi, setiap elemen berkaitan secara integral dengan setiap elemen lain.

      Komunikator Bertindak sebagai Satu Kesatuan

      Setiap orang yang terlibat dalam komunikasi beraksi dan bereaksi sebagai satu kesatuan yang utuh. Secara biologis kita dirancang untuk bertindak sebagai mahluk yang utuh. Kita tidak dapat bereaksi, misalnya, hanya pada tingkat emosional atau intelektual saja, karena kita tidak demikian terkotak-kotak. Kita pasti akan bereaksi secara emosional dan intelektual, secara fisik dan kongnitif. Kita bereaksi dengan tubuh dan pikiran.

7. Komunikasi tak Terhindarkan

Anda mungkin menganggap bahwa komunikasi berlangsung secara sengaja, bertujuan dan termotivasi secara sadar. Dalam banyak hal ini memang demikian. Tetapi, sering kali pada komunikasi terjadi. Meskipun, seseorang tidak merasa berkomunikasi atau tidak ingin berkomunikasi. Dalam situasi interaksi, anda tidak berkomunikasi (Watzlawick dkk. 1967). Tidaklah berarti bahwa semua perilaku merupakan komunikasi; misalnya jika sang murid melihat keluar jendela dan guru tidak melihatnya, komunikasi ini tidak terjadi.

8. Komunikasi Bersifat tak Revesible

Anda dapat membalikkan arah proses beberapa sistem tertentu. Sebagai contoh, anda dapat mengubah air menjadi es dan kemudian mengembalikan es menjadia air, dan anda dapat mengulang-ngulang proses dua arah ini berkali-kali sesuka anda. Proses seperti ini dinamakan proses reversibel. Tetapi  ada sistem lain yang bersifat tak reversible (irreversible).

      Prinsip ini mempunyai beberapa implikasi penting komunikasi dalam segala macam bentuknya. Sebagai contoh, dalam interaksi antar pribadi khususnya dalam situasi konflik kita perlu hati-hati untuk mengucapkan sesuatu yang mungkin nantinya kita tarik kembali.

BAB III

KOMUNIKASI DALAM MANAGEMENT ORGANISASI

      “An organization is a collection, or a system of individuals who commonly, throungh a hierarchy and division of labor, seek to achieve a predetermined goal…”. Dari pengertian tersebut tergambar bahwa suatu organisasi menyaratkan adanya suatu jenjang jabatan ataupun kedudukan yang memungkinkan semua individu dalam organisasi memiliki perbedaan posisi yang sangat jelas, seperti pimpinan, staf, dan karyawan.

      Dalam buku Komunikasi Bisnis yang dikarang oleh Yatri Indah Kusumastuti dijelaskan beberapa hal yang berkaitan dengan komunikasi, berikut uraiannya.

1. Organisasi sebagai  Suatu Sistem

Sistem adalah serangkaian komponen dan hubungan saling bergantung antara keseluruhan komponen atau dengan kata lain sebagai suatu seistem yang terbuka yang dapat berkaitan secara erat.

Agar sebuah organisasi dapat berjalan baik diperlukan suatau alat yang dapat mendukung, yaitu dengan menjalankan fungsi-fungsi management yang baik, diantaranya.

a.       Planning (a rational approach to the future): Bergantung pada kesediaan dan kualitas informasi, serta seberapa tepat kemampuan manager menginterpretasikan dan menejemahkan informasi kedalam tindakan.

b.      Organization (Organization design): Perancangan kerangka kerja bagi pelaksanaan seluruh aktivitas untukmencapai tujuan organisasi.

c.       Actuating (Staffing, directing, coordinating): Mengajak seluruh anggota organisasi agar mau mencapai tujuan organisasi.

d.      Controlling: Seberapa jauh pencapaian tujuan organisasi dan perumusan tindakan korektif.

2. Komunikasi Organisasional

Pada intinya komunikasi organisasional menurut Gibson dan Hodgetts (1991) dan Goldhaber (1990) merupakan suatu penyampaian kepada suatu organisasi atau lingkungan berupa pengetahuan secara efektif dan efesien untuk mengatasi ketidakpastian.

Dalam suatu managemen organisasi komunikasi mempunyai peranan yang sangat penting. Sehingga dapat dikatakan, apabila dalam sutu organisasi komunikasi yang dilakukan baik dan tepat, maka organisasi yang dijalakan akan bertahan dan mempunyai peranan penting terhadap lingkungan sosial. Berikut uraian fungsi komunikasi dalam management:

a.       Fungsi Informatif

Sebuah organisasi perlu menyampaikan pesan internal maupun eksternal. Untuk internal misalnya mereka yang berada di level manajemen perlu informasi untuk membuat keputusan atau kebijakan secara tepat. Untuk pihak eksternal dalam hal ini masyarakat, misalnya mengenai suatu produk atau jasa yang dihasilkan produsen.

b.      Fungsi Persuasif

Getting People to do what you want to do, berusaha agar orang mau melakukan sesuatu yang kita ingin lakukan. Hal ini dapat dilakukan melaui kekuasaan atau wewenang yang kita miliki.

c.       Fungsi Regulatif

Pada funsi ini berkaitan dengan peraturan yang diterapaknan pada suatu organisasi. Ada  dua hal yang sangat berpengaruh dalam fungsi ini yaitu atasan atau bisa juga orang yang memiliki wewenang dalam jajaran manajement dan yang kedua adalah berkaitan dengan pesan, misalnya karyawan yang membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan mana yang boleh atau tidak boleh dilakukan.

d.      Fungsi Kontrol

Fungsi kontrol memiliki tujuan, untuk menjamin kontinuitas implementasi dan perencanaan, membudayakan prosedur baku, menghindari kemangkiran dan penyimpangan yang tidak berarti, membina disiplin kerja, serta sebagai motivasi yang terarah.

3. Arah Komunikasi Dalam Organisasi

                  Berdasarkan arahnya, komunikasi organisasi dapat dibagi atas komunikasi dari atas kebawah (downward commmunication), misalnya memberi pengarahan atu intruksi kerja, kominikasi dari bawah keatas (upward communication) misalnya melengkapi informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan, komunikasi horizontal (horizontal communication) misalnya menyelesaikan masalah pada divisi/bagian tertentu dan komunikasi diagonal (diogonal communication) misalnya memungkinkan individu dari berbagai bagian ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.

      Dalam organisasi bentuk-bentuk komunikasi bisnis digunakan secra keseluruhan. Berikut bentuk-bentuk komunikasi bisnis:

1.         Komunikasi Lisan (Oral Communication)

2.         Komunikasi Tertulis (Written Comunication)

3.         Komunikasi Nonverbal

4.         Komunikasi Visual  (Stiil Picture)

5.         Komunikasi Audio Visual

4. Level-level Komunikasi
1. Komunikasi Antarpribadi

Beberapa hal yang harus diingat dalam komunikasi antarpersonal, yaitu:

a.       Kita mengkomunikasikan apa dan siapa diri kita.

b.      Bahasa dapat digunakan untuk menyembunyikan atau menyatakan sesuatu.

c.       Kebanyakan komunikasi interpersonal terpusat pada diri kita, agar orang lain bertindak sesuai yang kita inginkan.

d.      Pemaknaan ada pada orang lain bukan pada kata-kata.

e.       Kita tidak dapat tidak berkomunikasi.

f.       Orang lain bereaksi atas tindakan kita.

g.      Kita melakukan apa yang kita lakukan agar mencapai kebahagian.

h.      Kita tidak selalu mempunyai pengertian dan perasaan yang sama dengan orang lain,

i.        Komunikasi berlangsung dengan sebuah sitem,

j.        Masing-masing kita memiliki “Aku Publik” dan “Aku Privat”.

Karateristik komunikasi antarpribadi:

1.      Pribadi (The Self)

2.      Bersifat transaksional

3.      Berorientasi pada isi pesan dan hubungan antarpribadi.

4.      Dipengaruhi oleh kedekatan fisik antar pihak-pihak yang berkomunikasi,

5.      Melibatkan pihak-pihak yang saling bergantung,

6.      Tidak dapat diubah atau diulang.

2. Komunikasi Kelompok

Kelompok dapat didefinisikan sebagai kumpulan orang-orang yang berkomunikasi secara tatap muka untuk memenuhi tujuan tertentu dan mencapai tujuan tertentu pula (Person, 1985 dalam Subarna et al., 1999). Berikut ini merupakan beberapa jenis kelompok:

a.       Kelompok Kerja: kumpulan orang-orang profesional yang bertugas untuk mengambil dan menjalankan sebuah keputusan.

b.      Focussed Group: Kegiatan pembentukan kelompok yang dilakukan oleh organisasi atau lembaga bisnis untuk mengetahui reaksi publik terhadap produk, proses atau jasa yang ditawarkan.

c.       Komite atau Kepanitiaan: biasanya dibentuk untuk melakukan tugas tertentu mulai dari sekedar peringatan ulang tahun perusahaan sampai studi, riset, dan pembuatan rekomemdasi tentang persoalan yang dihadapi.

d.      Pers Conference: Kelompok ini dibentuk tidak untuk jangka waktu yang panjang, melainkan hanya sesaat. Bertujuan untuk menyebarluaskan informasi kepada publik melalui media.

e.       Rapat Publik: Dilakukan untuk tujuan menyampaikan keputusan yang akan mempengaruhi kepentingan publik organisasi atau lembaga bisnis.

3. Komunikasi Massa

Penyebaran informasi melalui komunikasi yang paling sering digunakan adalah iklan. Iklan dibagi kedalam 2 jenis. Pertama, iklan perusahaan yaitu iklan yang bertujuan untuk memperbaiki, mempertahankan atau meningkatkan citra perusahaan dimata publiknya. Kedua, iklan komersial yaitu iklan yang bertujuaan untuk mempromosikan dan memasarkan produk barang atau jasa.

BAB VI

PROPOSAL DAN LAPORAN BISNIS

            Proposal dan laporan merupakan dua hal yang penting dalam komunikasi bisnis. Laporan ditulis sebagai bentuk pertanggungjawaban pihak managemen untuk memberikan informasi kepada khalayak, pemegang saham, pelanggan(Customer), pemerintah dan lainya. Sementara, proposal biasanya digunakan sebagai media penyampaian usulan terstruktur untuk agenda kerjasama bisnis antarlembaga, perusahaan, usulan kegiatan, ataupun untuk pemecahan masalah.

A. Proposal

Sebuah proposal tidak sempurna jika dikerjakan secara terburu-buru. Oleh karena itu pengelolaanya harus diatur sedemikian rupa agar efektif. Menurut pengalaman berbagai pihak proporsi waktu yang dibutuhkan untuk penyusunan proposal adalah seabagai berikut:

a.         Perencanaan: 30%

b.         Penulisan: 20%

c.         Penorganisasian:10%

d.        Editing, re-writing, dan Packaging: 40%

Sebuah proposal yang baik seyogyanya menunjukan hal-hal sebagai berikut:

1. Menunjukan bahwa anda mengerti masalahnya dan kebutuhan organisasi atau perusahaan.
2. Buktikan bahwa metode anda adalah feasible. Tunjukan bahwa solusi bisa anda temukan dalam waktu yang disediakan perusahaan.
3. Spesifikasikan topik yang diinvestigasi. Terangkan bagaimana anda mengumpulkan data.
4. Spesifikasikan produk yang bisa terukur yang akan anda produksi. Terangkan bagaimana anda mengevaluasinya.
5. Tunjukan bahwa anda mempunyai pengetahuan, staf, dan fasilitas untuk melakukan yang seperti apa yang anda katakan.
6. Berikan sebuah jadwal terperinci yang menunjukan kapan tiap bagian dari pekerjaan akan dilengkapi, disempurnakan dan diselesaikan.
7. Berikan sebuah anggaran secara detail dan masuk akal, termasuk biaya-biaya untuk material, gaji, ongkos-ongkos dan lainnya.

B. Desain Tampilan Visual

            Untuk mempersiapkan laporan dan proposal sehingga tampil lebih bagus secara visual perlu dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.      Tentukan tema yang dikemukakan,

2.      Pilih dan tentukan gambar atau tampilan yang sesuai dengan tema yang ingin diangkat, gunakan pertimbangan etika dan estetika.

C.     Laporan Bisnis

Laporan Bisnis memiliki sifat netral dan tidak memihak, memiliki tujuan jelas, dan berisi rencana penyajian fakta yang ditunjukan kepada seseorang atau lebih, untuk tujuan bisnis tertentu (Herte dan Herbert, 1993).

 Penggolongan Laporan Bisnis

1. Berdasarkan Fungsi

a.        Laporan Informasi (Informational Report), Berisi fakta-fakta dan rangkuman, tanpa analisis, tanpa menarik kesimpulan atau memberi rekomendasi. Nama lain dari laporan informasi adalah:

-          laporan perkembangan

-          laporan sementara

-          laporan triwulan

b.       Laporan Anlitikial(Analitikal Report), Berisi fakta, analisi dan menafsirkan, mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi. Nama lain dari laporan analitikal adalak laporan rekomendasi (Reccommendation), laporan justifikasi (Juctification Reports), Proposal (Usulan).

2. Subjek

Dibedakan berdasarkan departemen atau bagian yang membuat laporan tersebut.

3. Formalitas

a.        Laporan Formal (Long Reports), terdiri >10 halaman, mencangkup body text (Pendahuluan, isi dan penutup), Prefatory Part (Sampul, Judul, halaman, surat kewenangan penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, dll) Supplemental Part (Lampiran daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah, indeks).

b.       Laporan Informal (Laporan Singkat/Short Reports). Hanya mencangkup body teks, judul, halaman, pengiriman, catatan akhir, lampiran.

4. Keaslian

a.        Laporan Otoritas (Authorized Reports), dibuat atas permintaan atau kuasa seseorang.

b.       Laporan Sukarela (Voluntary Reports), dibuat atas inisiatif pembuat laporan itu sendiri.

c.        Laporan swasta (Private Reports), dibuat oleh perusahaan swasta.

d.       Laporan Publik (Public Reports), dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah termsuk sekolah, rumah sakit, lembaga yang dibiayai oleh negara, dll.

5. Frekuensi

a.        Laporan Berkala (Periodic Reports), diibuat secara berkala.

b.       Laporan Khusus (Special Reports), dibuat saat kebutuhan informasi muncul, mencakup kejadian atau situsi yang unik, misalnya saat krisis perusahaan.

6. Jenis/ Penampilan

Meliputi Dasarnya: Formalitas atau panjan laporan, Informal/short/long Reports. Meliputi laporan singkat seperti laporan meorandum, laporan surat. Serta laporan formal/panjang seperti laporan cetak atau laporan formal.

7. Pelaksanaan Proyek

Laporan Pendahuluan (Preliminary Reports, laporan perkembangan (progress reports), laporan akhir (final reports)).

8. Pelaksanaan Pertemuan

Meliputi, agenda yaitu dokumen tertulis sebelum pertemuan berisi jadwal dan topik yang akan dibahas. Resolusi, berisi hasil konsensus suatu pertemuan. Notulen, berisi proses dari suatu pertemuan yang telah berlangsung. Laporan pertemuan, laporan resmi mencangkup luas bahasannya, hasil-hasil pertemuan atau konferensi penting.

D. Bagian-bagian Pokok Laporan

            Dalam sebuah laporan terdapat  tiga bagian utama yaitu:

1. Pendahuluan (Bagian dari rencana laporan dan usulan)

Biasanya berisi latar belakang masalah, namun untuk laporan yang singkat biasanya beberapa unsur dijadikan satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan.

2. Isi atau teks laporan

Ini merupakan bagin terpanjang dalam laporan, karena dibahas secra rinci.

3. Penutup

Bagian ini mencangkup rangkuman, kesimpulan, rekomendasi dan rencana tindakan.

E. Penorganisasian laporan

            1. Cara deduktif (langsung)

            2. Cara Induktif (Tidak langsung)

F. Penulisan Laporan Singkat

a.         Terdiri atas 1-2 halaman

b.         Lebih menekankan pada Body atau tubuh laporan.

c.         Elemen Penting, seperti gaya penulisan, grafik penekanan penulisan, judul, dan sub judul, fomat memo atu surat.

G. Kriteria Laporan Bisnis yang Baik

            1. Informasi akurat

            2. Keputusan pembaca hasilnya baik

            3. Format dan gaya penulisan digunakan sesuai kebutuhan.

I.       Penulisan Laporan Formal

Tahap-tahap penulisan laopran formal adalah sebagai berikut:

1. Mendefinisikan masalah dan membuat pernyataan tujuan.
2. Outline Analisis
3. Penyusunan Rencana Kerja Penelitian.
4. Cara penelitian
5. Analisis data.

DAFTAR PUSTAKA

Kusumastuti, Yatri Indah. KOMUNIKASI BISNIS Membangun Hubungan Baik dan Kredibilitas. Bogor: IPB Press, 2009

Posted in: Business